“Программа коучинговой поддержки сотрудников и процессов.”

Данная программа занимает центральное место среди инструментов концепции Mental Health Brand внедряемой в организации.

Программа может быть направлена как на отдельно взятого сотрудника компании, так и на группу сотрудников. Применение программы может быть инициировано желанием повысить эффективность сотрудников или необходимостью устранения уже выявленных препятствий на пути повышения эффективности группы или отдельного сотрудника. Посредством улучшения его психологического здоровья.

Также инициатива применения программы может быть обусловлена задачей повышения эффективности конкретных процессов, функций или направлений бизнес процессов.

План реализации программы:

1. Получение общей информации об участнике программы.
2. Определяется заказчик подключения к программе.
3. Оформление карточки участника программы, фиксирующей основные критерии.
4. Снятие профиля по установленной форме (приложение 1).
5. Структурирование информации, подготовка отчетности и сдача заказчику.
6. Разработка индивидуальных планов и графика сессий.
7. Утверждение с заказчиком.
8. Проведение сессий в соответствии с графиком.

Подробное описание ключевых этапов плана реализации программы:

1. Получение общей информации об объекте.

• организационная структура группы .
• количество сотрудников в группе.
• пол и возраст участников группы.
• функции участников внутри группы и по отношению к другим структурам компании.
• функции руководителя внутри группы и по отношению к другим структурам компании.

В случае индивидуальной работы, а не с группой получаемая информация касается функций и взаимосвязей сотрудника с коллегами.

Цель данного этапа, создание максимально полной функциональной модели группы сотрудников для понимания происходящих процессов внутри группы и за ее пределами.

В случае индивидуальной работы предполагается что сотрудник по умолчанию входит в какую либо группу, формальную или нет.

2. Снятие профиля сотрудника.

Снятие профиля происходит путем интервьюирования каждого члена группы по заданному плану, списку вопросов одинаковых для всех сотрудников занимающих одинаковое положение в структуре организации и группе.

Т.е. например - список вопросов для продавцов группы одинаков, но отличается от вопросов менеджера группы, которые в свою очередь одинаковы для менеджеров групп и т.д.

Цель данного этапа получение информации о сотруднике в разрезе его функциональных взаимоотношений в рамках группы и за ее пределами, а также эмоциональной составляющей сопровождающей эти взаимоотношения. А также первичное выявление возможных барьеров мешающих установлению экологичных отношений внутри группы и за ее пределами.

Экологичные отношения - это отношения, основанные на взаимном уважении, предполагающие проявление эмпатии и поддержки. Открытые и честные, обеспечивающие атмосферу дружелюбности и доверия. Направленные на повышение личной и взаимной эффективности.

Данный этап также является процедурой знакомства со специалистом-коучем, проходящий максимально нейтрально в эмоциональном плане для сотрудника, на котором у него формируется первичное представление как о самом специалисте так и о характере его работы и задачах стоящих перед ним. Первичный контакт является платформой для дальнейшего продуктивного взаимодействия. Снимаются какие либо переживания или сомнения по поводу взаимодействия.

Время установочной сессии во время которой происходит интервьюирование и снятие профиля, как и у стандартной сессии, но не регламентируется жестко, от 30 до 60 мин. Т.к. выполняется параллельная задача установления доверительного контакта, и не должно создавать образа чего то формального от процесса снятия профиля у сотрудника.

При необходимости и в достаточной степени до интервьюируемого доводится орг. информация относительно программы коучинговой поддержки. Однако это может быть организовано и в рамках предварительной коллективной встречи с группой.

В результате этапа снятия профиля структурируется информация как в разрезе каждого сотрудника так и в рамках группы, которая является платформой для дальнейшей работы. Ответы в результате проведенного интервьюирования протоколируются, оцифровываются заносятся в единую базу. Из них формируются обезличенные отчеты и единая статистика по группе. Что в свою очередь является ценным аналитическим материалом в рамках всей компании и включается в статистику по всей компании при поступлении достаточной информации.

Данная отчетность доводится до заинтересованных управляющих структур в организации, формируются рекомендации если в таковых возникает необходимость. Подготавливается планы работ как индивидуальные с каждым сотрудником группы и руководителем группы, так и при необходимости в рамках компании работы с данной группой.

Заказчик подключения к программе - под этим термином подразумевается ключевой инициатор в рамках структуры компании. Который несет ответственность за принятие обратной связи по результатам прохождения этапов программы от специалистов-коучей. За принятие и подписание ознакомления с рекомендациями, как с результатом работы специалистов-коучей соответствующего этапа программы.

3. Проведение сессий по установленному графику.

Процесс реализации программы является трехсторонним. В нем задействован непосредственно участник программы, специалист-коуч и заказчик.

График проведения сессий согласовывается с участником программы после утверждения с заказчиком.

Регулярность проведения сессий в базовом варианте - один раз в неделю. Время согласовывается с участником программы. Длительность сессии от 30 до 60 минут.

По итогам каждой сессии формируется краткий внутренний отчет для специалиста-коуча, который участвует в формировании месячного отчета о проделанной работе с участником программы, также с ориентацией на его профиль.

Отслеживание результатов происходит минимум по завершению 4х недельных циклов, условного месяца. Достаточный срок для получения значимых результатов - 6 месяцев участия в программе.

В общем работа внутри цикла сессий ведется через призму модели влияния на психологическое здоровье участника, содержащей следующие ключевые элементы:

• Гибкость мышления.
• Вовлеченность.
• Качество и количество социальных связей.
• Возможности.
• Стресс.
• Психологическая стабильность.

И как следствие рассмотрение происходящего события в жизни участника программы через каждый из этих элементов способно решить следующие задачи:

1. Повышение психологической стабильности.
2. Снижение стресса.
3. Повышение работоспособности и результативности.
4. Повышение сплоченности коллектива и нацеленности на общий результат.
5. Минимизация конфликтных ситуаций и их эффективное разрешение.
6. Создание комфортной и безопасной среды, мотивирующей на эффективность.
7. Повышение уровня проявляемой эмпатии внутри коллектива.

Коучинговая поддержка процессов, функций и направлений бизнес-процессов.

Данная функция программы может быть как составной частью и использоваться как инструмент сопровождения сотрудников и групп, так самостоятельной функцией. А также первоначальным этапом в работе с сотрудником или группой.

Может быть инициирована заказчиком, сотрудником, руководителем группы и специалистом-коучем.

В разрезе поддержки процессов применяется к различным собраниям группы, деловым встречам, собраниям между отделам, регулярным встречам отделов и департаментов, встречам посвященным конкретным задачам.

Предварительно собирается информация о встрече:

• повестка встречи .
• количество сотрудников участвующих во встрече.
• пол и возраст участников встречи.
• функции участников встречи по отношению друг к другу.

Проходит в формате присутствия коуча-специалиста на встрече, при этом специалист не вмешивается в обсуждение и никак на него не влияет. Задача на данном этапе выявить важные аспекты соответствующие модели влияния на психологическое здоровье участников встречи:

• Гибкость мышления.
• Вовлеченность.
• Качество и количество социальных связей.
• Возможности.
• Стресс.
• Психологическая стабильность.

Результаты наблюдений фиксируется в протоколе работы специалиста-коуча и предоставляются заказчику. Дается обратная связь и рекомендации. При необходимости составляется план проведения сессий по графику. Также может быть определена регулярность и план сопровождения последующих встреч при необходимости.